1. INTRODUCTION :

Les statistiques commencent par la collecte d’informations numériques, elles sont ensuite analysées pour permettre de suivre ou d’imaginer une progression.

Elles peuvent être transformées en moyennes, en pourcentages ou en ratios, elles peuvent aussi servir d’élément de calculs ou de comparaison.

Dans ce tutoriel, vous allez découvrir les différentes possibilités que 

donne la maîtrise des statistiques.

 

AVERTISEMENT : Les chiffres avancés dans les exemples sont purement imaginaires et ne correspondent en rien à une quelconque réalité.

 1)  CE QU'EN DIT LE DICTIONNAIRE : ►

1. Ensemble de données d'observation relatives à un groupe d'individus ou d'unités (souvent pluriel).

2. Ensemble des méthodes qui ont pour objet la collecte, le traitement et l'interprétation de ces données.

2) CE QU’EN DIT WIKIPÉDIA ► https://fr.wikipedia.org/wiki/Statistique

3) POURQUOI FAIRE DES STATISTIQUES ?

Pour ne pas rentrer dans des définitions et des explications largement développées par ailleurs, nous allons nous consacrer directement à un exemple simple. Le seul but des statistiques est de pouvoir avoir une vision de l’évolution d’un élément qui peut-être :

Les lettres entre () renvoient aux paragraphes du chapitre 5.1 et correspondent aux 7 questions que vous devez vous poser pour faire des statistiques.

- un ensemble (a)

- un élément constitutif d’un ensemble (b) :

- une évolution générale (c) ;

- une évolution détaillée (d) ;

- sur une période (e) ;

- à un moment, dans un contexte ou dans un lieu donné (f) ;

- en fonction d’autres éléments (g) .

Pour imager cette explication, prenons le cas d’une rivière.

En faisant des statistiques sur son comportement,

nous pouvons savoir :

- combien de m3 d’eau ont coulés pendant une année (a) (e) ;

- à quel moment son débit a-t-il été le plus fort (a) (d) (f) ;

- combien de temps met le niveau de la rivière à monter

après les pluies en montagne (a) (g) ;

- quel est son affluent le plus important et quel impact

peut-il avoir (a) (b) (d) (e) (g) .

4) QUELLE EST L’UTILITÉ DES STATISTIQUES ?

Cette question qui parait anodine est en vérité la clé qui ouvre toutes les possibilités d’analyses.

À moins d’être en période d’apprentissage, faire des statistiques doit être motivé par un but précis, (analyser une situation, en tirer des conclusions qui vont conduire à des actions).

Avant de se lancer dans des calculs et des statistiques, il est important de se poser ces questions :

- quelle est la situation actuelle ?

- quel impact a-t-elle ?

- quelles peuvent être les conséquences si cette situation perdure ?

- quel est le but à atteindre ?

- de quels renseignements avons-nous besoin ?

- où allons-nous les trouver ?

- à quoi vont-ils servir ?

5) LE PREMIER EXEMPLE : 

  5.1) RÉPONDRE AUX QUESTIONS :

Reprenons le cas de notre rivière 

a) quelle est la situation actuelle ?

- de fin Juillet à fin Septembre la rivière est à sec ;

- de début Octobre à fin Décembre elle fournit assez d’eau pour les besoins de la vallée ;

- de fin Décembre à début Mai, elle déborde régulièrement 2 à 3 fois.

b) quel impact a-t-elle ?

- les riverains, en période où ils ont le plus besoin d’eau, n’ont plus de quoi arroser leurs jardins ;

- les usines implantées le long de la rivière utilisent elles aussi

de l’eau pour leurs besoins quelles n’arrivent plus à satisfaire ;

- ils sont obligés de puiser dans la nappe phréatique ;

- l’eau puisée étant pratiquement gratuite,

les utilisateurs ne sont pas assez attentifs à leur consommation.

- ils sont de plus en plus nombreux à utiliser ce mode de puisage et la nappe phréatique se réduit comme peau de chagrin.

- pendant les périodes de pluies, la rivière déborde inondant les jardins et les habitations implantés à sa périphérie.

- les grosses pluies étant de l’ordre de l’eau qui dévale dans la vallée, n’arrivent pas à remplir la nappe phréatique.

c) quelles peuvent être les conséquences si cette situation perdure ?

- à ce rythme, dans quelques années la nappe phréatique sera elle aussi à sec et la rivière ne pourra plus fournir l’eau nécessaire à l’économie de la vallée, d’autant plus que les crues n’alimentent pas forcément les nappes phréatiques.

De plus la démographie et l’économie étant en progression, la situation risque d’empirer.

d) quel est le but à atteindre ?

- réguler l’alimentation et la consommation en la distribuant de façon régulière, toute l’année tout en réduisant les risques d’inondations.

e) de quels renseignements avons-nous besoin ?

- combien de m3 d’eau ont coulés pendant une année (a) (e) ;

- à quel moment son débit a-t-il été le plus fort (a) (d) (f) ;

- combien de temps met le niveau de la rivière à monter après les pluies en montagne (a) (g) ;

- quel est son affluent le plus important et quel impact peut-il avoir (a) (b) (d) (e) (g).

f) où allons-nous les trouver ?

- nous avons à faire ici à un cas précis, ciblé sur une rivière inconnue dont les résultats ne sont pas forcément retenus par les statistiques nationales .

Compte tenu de la diversité de chaque renseignement et de la multitude de ceux-ci, il est impossible de déterminer la/les sources possibles.

La mairie ou le département ont peut-être des statistiques. 

- il revient à chacun de faire ses propres recherches.

- dans la généralité, l’INSEE (L'Institut national de la statistique et des études économiques),

collecte, produit, analyse et diffuse des informations sur l'économie et la société françaises, les mairies les collectivités locales détiennent souvent ce genre de renseignements.

Les lieux de renseignements sont à imaginer en fonction de la recherche. Ils peuvent être issus de votre propre entreprise.

g) à quoi vont-ils servir ?

- ces renseignements servent à prendre des décisions et à voir et savoir où, quand et comment intervenir.

- sans faire de statistique, nous pouvons déduire de cette analyse que pour réguler l’apport d’eau et la consommation dans cette vallée, il faut construire un barrage en amont, ce qui va permettre de réguler les possibles inondations, de stocker l’eau pendant les grosses pluies,

pour pouvoir ensuite la distribuer par des canalisations, en la faisant payer aux consommateurs.

Ce qui aura pour résultats de réguler et de réduire la consommation, une eau que l’on paye est moins gaspillée qu’une eau gratuite.

5.2) UN AUTRE PROBLÈME :

  Sans faire de statistique, nous ne pouvons pas savoir quelle devra être la capacité de stockage du barrage, ni quelle évolution pourrait avoir cette capacité dans les années à venir. (Nous n’aborderons pas ici l’aspect financier de ce projet, qui devra faire l’objet d'un bilan prévisionnel).

5.3) DE NOUVELLES STATISTIQUES : 

 - savoir quels sont les besoins actuels :

- connaître nombre d’habitants et d’utilisateurs de l’eau, quelle est leur consommation actuelle, totale et par secteurs ;

- quelle peut-être l’évolution démographique de la vallée ;

- les possibilités d’implantation de nouvelles familles, (voir comment ce poste a évolué les 50 dernières années et pourquoi) ;

- les possibilités d’implantation de nouvelles usines ou exploitations, (voir les possibilités de zone industrielles dans les villages de la vallée) ;

- quels vont être les besoins dans les prochaines années ;

- quelle sera la solution qui va satisfaire à toutes les exigences.

  6) LES CINQ POINTS LES PLUS IMPORTANTS : 

   - rechercher et avoir les bons renseignements ;

   - savoir ce qu’ils peuvent amener ;

   - savoir s’en servir ;

   - en tirer les conclusions ;

   - agir en conséquence.

7) LES POSSIBILITÉS / APPLICATIONS DES STATISTIQUES :

Aucun domaine n’échappe à la possibilité de statistiques, que ce soit, le commerce, la démographie, les besoins, les dépenses, l’utilisation, la consommation, etc, rien n’échappe aux statistiques qui donnent en fait une vision claire de ce qui se passe, de la progression et la possibilité d’anticiper une perspective, sur un avenir possible.

8) LA PRATIQUE :

Dans les applications EXCEL-CBB GESTION FACILE, les statistiques sont réduites à un travail minimum, il vous suffit de tenir votre journal des entrées et sorties (obligatoire à toutes entreprises)  pour avoir les résultats sous forme écrite ou sous forme de graphiques en colonnes.

   Pour l’instant, nous allons faire un exercice simple qui va nous démontrer quels peuvent être les décisions à prendre pour améliorer une situation. 

   Prenons l’exemple d’une moyenne entreprise du bâtiment qui gère un parc automobile de 5 voitures et reprenons nos questions :

8.1) LA MISE EN PRATIQUE SOUS FORME DE TABLEAU :

Nous n’allons pas entrer dans des calculs qui sont de toute façon spécifiques à chaque situation.

Il est pourtant important d’y voir clair, pour cela nous allons utiliser un tableau.   

    Nous avons 4 situations et 5 prix (coûts)

- Il suffit alors de comparer les totaux pour voir que la solution la moins chère serait de rester à la situation actuelle. Par contre, celle-ci risquerait d’engendrer une mauvaise image de marque de l’entreprise, sans compter qu’un véhicule de plus, portant la publicité de l’entreprise, pourrait faire mieux connaitre cette entreprise.

   - la solution 2 est la suivante dans la hiérarchie des coûts.

   - la solution 3 reste encore abordable.

   - la solution 4 est la plus chère, sous condition que la situation perdure.

   Si le fait d’avoir un employé transporté devait être momentané, cette solution pourrait être avantageuse dans le temps.

8.2) FAITES LE BON CHOIX :

Pour prendre la bonne décision, les statistiques ne sont pas suffisantes, elles reflètent des situations passées, démontre des possibilités, mais ne font pas apparaître les moyens et ce qui se passerait dans le futur.

Pour avoir une idée plus précise de la solution à adopter, le responsable devra avoir une vue  claire de ses possibilités financières et de la situation comptable et prévisionnelle de son entreprise.

 9) LA POSITION DES STATISTIQUES DANS LA GESTION : 

9.1) LE SCHÉMA :

S’il y a un domaine où les statistiques sont incontournables, c’est vraiment celui des bilans prévisionnels.

   Bien souvent les bilans prévisionnels sont assimilés à la comptabilité, cette croyance est fausse, les bilans prévisionnels, tout comme la comptabilité, sont de l’ordre de la gestion et sont deux choses différentes.

S’il fallait donner une hiérarchie  il faudrait voir un organigramme où l’organisation, la comptabilité, les statistiques et les bilans prévisionnels seraient des éléments différents et de même valeur qui permettent d’avoir une vue d’ensemble sur l’entreprise :

DÉFINITION DES POSTES :

• LA COMPTABILITÉ permet d’avoir un regard sur le passé, surtout sur la partie financière ;

• LES STATISTIQUES permettent d’avoir une vue sur tout ce qui se passe dans l’entreprise, en récoltant les éléments de comparaison.

• LES BILANS PRÉVISIONNELS projettent des possibilités dans le temps et des perspectives vers le futur.

• L’ORGANISATION est à la fois le résultat et un élément constitutif des décisions et de l’expansion.

Ces quatre éléments sont complémentaires et indissociables pour arriver à gérer de façon efficace une entreprise et espérer la voir s’épanouir.

Mais s’il y a un domaine important, ce sera celui des statistiques qui est la fenêtre qui s’ouvre sur les décisions et l’expansion.

La comptabilité va donner, avec quelques mois de retard, des renseignements et des éléments de décision, mais ces renseignements seront d’ordre général, seule une comptabilité analytique pourra donner des précisions sur ce qui se passe, mais ce sera toujours avec un temps de retard, (dans le meilleur des cas il faut compter un trimestre) et de toute façon, cela reste dans le cadre propre à l’entreprise.

Les statistiques sont d’un autre ordre, elles peuvent tout aussi bien s’appliquer à la partie financière, qu’à la partie consommation ou encore à la partie prévisionnelle. Voire même sortir carrément du cadre de l’entreprise et permettre une vision passée, présente et future, sur tout.

CALCULER TOUT ET EN PERMANENCE PARAIT UNE TÄCHE INSURMONTABLE 

CE N'EST PAS FORCÉMENT JUSTE QUAND ON A LES BONS OUTILS

9.2) LES STATISTIQUES ET LES BILANS PRÉVISIONNELS :

Les bilans prévisionnels doivent sortir irrémédiablement du contexte comptable. S’il est possible de se servir des éléments comptables pour alimenter les renseignements qui vont permettre d’imaginer la suite, ils ne seront jamais à la hauteur des éléments produits par les statistiques. 

   Les statistiques sont indispensables à la rédaction d'un bon bilan prévisionnel. 

   Reprenons le cas de la rivière et plus particulièrement le poste démographie de la vallée. Si le constat de l’évolution de l’implantation démographique ne se faisait pas en amont, il serait impossible de comparer et d’imaginer cette expansion. Il est donc très important de collationner les renseignements, voire, si c’est possible, reprendre les évènements passés et d’en tirer les   renseignements nécessaires à l’étude.

9.3) DEUXIÈME EXEMPLE :

La surveillance :

Prenons le cas d’un hôtel qui possèderait 50 chambres. À certains moments de l’année, le taux d’occupation baisse sérieusement. Quels sont les éléments qui vont permettre de compenser

ce manque à gagner.

• La surveillance des postes est l’élément de base des statistiques.

Le gestionnaire pourrait surveiller les taux d’occupation.

- combien de chambres lits simples sont occupées ?

- quand sont-elles occupées ?

- pendant combien de temps ?

- quel genre de clients ?

• Même récolte de renseignements pour les chambres à deux lits ;

• Idem pour les chambres à lit double.

• Même chose pour les chambres avec lit double et lit d’enfant.

• Il serait aussi très important de noter les refus parce que l’hôtel est plein et dans quelle catégorie les ranger.

• Il devra ensuite chiffrer les rentrées pécuniaires :

- suivant les périodes de remplissage ;

- en fonction de ces périodes ;

- pour chaque catégorie.

• Puis faire le ratio des revenus et des manques à gagner et quand cela se produit.

En fonction des résultats obtenus, il saura quand il doit faire des actions pour compenser les manques à gagner et ce que doivent rapporter ces actions pour rééquilibrer ses revenus.

9.4) PRENDRE LES DÉCISIONS :

Quelles peuvent être les actions à mener ?

Le but premier des statistiques, dans ce cas, est de viser la stratégie la mieux adaptée aux besoins de cet hôtel. Il faut donc combiner les observations des 4 éléments de gestion,

(COMPTABILITÉ – STATISTIQUES – PRÉVISIONS – ORGANISATION)

et en tirer les décisions qui vont permettre l’expansion.

- le responsable pourrait se rapprocher des syndicats d’initiatives de sa région, pour avoir la liste des manifestations de l’année :

- avoir les statistiques de fréquentation de ces manifestations ;

- voir s’il peut déterminer d’où viennent les visiteurs de ces manifestations (statistiques Insee) ;

- axer sa publicité sur ces manifestations, dans les pays ou régions concernés ;

- s’il possède un blog, ou s’il fait de la publicité via internet, il peut utiliser les mots clés relatifs aux manifestations pour être mieux référencé ;

- il peut aussi faire des annonces spécifiques à la manifestation, dans la langue du pays le plus représentatif.

- il peut aussi créer des évènements, bal du Samedi soir, parties de cartes, soirées projections, location de salle, séminaires.

- en analysant les périodes creuses et en sachant quel genre de clients sont reçus dans l’établissement à ce moment-là,

- il y a aussi la possibilité de cibler, via la publicité, la catégorie de clients concernée.

- il peut aussi, via son blog ou site, faire des promotions en périodes creuses.

9.5) TOUT CELA À UN COÛT QU'IL FAUT DÉTERMINER :

(bilan prévisionnel)

- il serait intéressant de chiffrer les dépenses afférentes à ces décisions ;

   - puis de chiffrer ce que cela pourrait rapporter ;

   - faire le ratio entre les deux de façon à avoir une idée de temps de l’amortissement.

10) CIBLER ET OBSERVER :

10.1) TROISIÈME EXEMPLE :

En fin d’année scolaire, un étudiant doit présenter un devoir de statistiques, il choisit les notes trimestrielles en mathématiques de cinq élèves de sa classe et ce pour l’année en cours et il présente son devoir terminé, sous forme de tableau.

• IL RÉCOLTE LES RENSEIGNEMENTS ET FAIT SES CALCULS :

Notons au passage qu'il encadre la moyenne la plus forte.

• IL ANALYSE SON TRAVAIL :

• COMPTE RENDU DU PROFESSEUR :

• POSITIF :

- devoir bien présenté ;

- bonne analyse des situations.

• NÉGATIF :

- erreur de calcul dans la moyenne annuelle de l’élève 5, ce qui influence la moyenne annuelle de la classe et positionne cet élève en tête de liste, ce qui est faux :

- avec un minimum d’observation, cette erreur aurait pu être détectée par le créateur de ce tableau.

En regardant les notes de l’élève N° 5 il est facile de constater que sa moyenne est supérieure à chacune de ces notes, ce qui est impossible, de plus le total des notes de l’élève N° 1

est supérieur au total de l’élève N° 5 ce qui devrait faire apparaitre que la moyenne de l’élève N° 1 devrait être supérieure aussi :

- les postes “MOYENNES MENSUELLES”

et “MOYENNES PAR EXERCICES” ne servent à rien.

• À RETENIR :

- une petite erreur dans les calculs ou dans une estimation, peut entrainer des conséquences qui, suivant le contexte et le domaine de l’analyse, peuvent être graves ;

- une observation logique peut permettre d’éviter les erreurs ;

- inutile de se lancer dans des recherches qui ne mènent à rien.

Si cet élève avait répondu aux 7 bonnes questions,

et plus particulièrement aux paragraphes d) et g),

il se serait rendu compte que certains résultats étaient inutiles.

11) LES CONCLUSIONS :

En conclusion pour pouvoir créer de bonnes statistiques et pouvoir en tirer des conclusions, il faut :

   - cibler clairement ce qui doit être analysé ;

   - savoir quels sont les buts à atteindre ;

   - avoir collationné ou pouvoir récupérer les renseignements nécessaires à l’analyse ;

   - faire les calculs relatifs aux buts ;

   - analyser les résultats en apportant les valeurs de gestion : comptabilité (financières) -  prévisions - organisation ;

   - prendre les décisions qui s’imposent.

12) LES REMARQUES :

12.1) LA VRAIE DIFFICULTÉ :

La difficulté qui saute immédiatement aux yeux est la capacité d’avoir les renseignements, base même des calculs et des statistiques.

Dans la vie courante, ces renseignements peuvent être puisés sur le site de L’INSEE.

Dans une entreprise il faut y être attentif et faire en sorte qu’ils puissent être accessibles, ce qui, sauf

avoir des outils spéciaux, ou des personnes dédiées à ce travail, est de l’ordre de l’impossible.

Rechercher, calculer, stocker, en permanence, des renseignements qui ne serviront peut-être jamais,

prend un temps infini et demande une énergie considérable.

Et pourtant, savoir ce qui se passe dans son entreprise et pouvoir en tirer des conclusions

est indispensable même primordial.

12.2) LES SOLUTIONS POSSIBLES :

Deux solutions peuvent être envisagées :

   - faire une comptabilité analytique, ce qui demande du temps, beaucoup de temps, des compétences dans ce domaines, voire des dépenses chez un comptable, avec des résultats tardifs ;

   - avoir les outils simples d’utilisation, performants, et qui simplifient le travail, outils qui sélectionnent et donnent les résultats qui vont pouvoir servir directement à des analyses, à avoir des statistiques ou créer des bilans prévisionnels, sans pour cela alourdir votre charge de travail.

 12.3) POURQUOI DES OUTILS : 

L’utilisation d’outils de gestion par informatique, amène des performances inégalées, le problème réside dans le fait que la plupart de ces outils sont basés sur la comptabilité, qui apporte serte des renseignements précieux mais avec un temps de recul important et une vision globale des postes.

Rien qui puisse dire ce qui se passe à un moment donné dans une catégorie donnée, immédiatement.

Un gestionnaire a besoin de savoir à chaque instant ce qui se passe dans son entreprise, savoir de combien il dispose, ce qu'il a à payer et quand il doit le faire.

Pourtant des outils qui donnent des résultats, au jour le jour, avec précision, poste par poste, avec la possibilité de choisir en amont  le poste qui servira de référence, outils qui permettent de 

cibler et de collationner les renseignements.

CES OUTILS EXISTENT

ILS S'APPELLENT CBB GESTION FACILE

Ils se déclinent sous cinq applications spécifiques :

         - Compte famille MONO ;

         - Associations MONO ;

         - Coloc MONO ;

         - Avec ou sans TVA MONO ;

        - Avec ou sans TVA MULTI ;

        - Calculs EMPRUNTS ;

        - LA SYNTHÈSE ;

        - CALCULS TVA - REMISES - POURCENTAGES. ;

        - JEUPROGRESS Un jeu éducatif pour les enfants en retard dans un domaine.(À configurer)

   Élaborées sous EXCEL 2007, elles sont compatibles 2010 et 2013

    téléchargeables pour le prix d'une cotisation annuelle.